Менеджер департамента документационного обеспечения

Департамент документационного обеспечения

1) осуществляет перевод входящей корреспонденции (от внешних контрагентов), поступающей на имя Президента Университета на английский язык;

2) соадминистрирует Репозиторий (загрузка, публикация, изменение статусов и уровней доступа) внутренних нормативных документов Университета;

3) участвует в ведении и актуализации Перечня внутренних нормативных документов Университета;

4) участвует в ведении учета внутренних нормативных документов Университета, поставленных на утрату;

5) участвует в проверке оформления внутренних нормативных документов Университета;

6) оказывает методическую помощь структурным подразделениям и организациям Университета по ведению делопроизводства и организации документооборота;

7) консультирует работников Университета по работе в системе электронного документооборота и Репозиторий, взаимодействует с администраторами и разработчиками систем по вопросам, входящим в его компетенцию;

8) формирует бюджетную заявку (бланки, канцелярские товары, подписка на периодические издания, имиджевая продукция, печати и штампы) Подразделения на соответствующий финансовый год в соответствии со статьями бюджета Университета;

9) администрирует внутреннюю веб-страницу Подразделения (загрузка, изменение, публикация памяток, методических материалов, руководств и иной актуальной информации в сфере документооборота и делопроизводства);

10) оказывает административную поддержку руководителю Подразделения в рамках поиска и подбора персонала (мониторинг вакансий, размещение объявлений, поиск кандидатов, организация пре-интервью, согласование собеседований с HR);

11) готовит документы по курируемым вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;

12) принимает участие в процессах идентификации, оценки, управления, мониторинга рисков в рамках курируемого направления.

Требования к образованию:

1) Высшее образование (предпочтительно в сфере документоведения и архивоведения, филологии и лингвистики или аналогичных областях);
2) степень бакалавра / специалиста;
3) наличие степени магистра и профессиональных сертификатов приветствуется.

Требования к опыту работы:

Минимум три года либо минимум один год со степенью магистра в соответствующей области.

Знания, необходимые для выполнения обязанностей:

1) знание работы с электронным документооборотом;

2) знание программных продуктов Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio), Fine Reader, Adobe Acrobat;

3) знание Конституции Республики Казахстан, Закона Республики Казахстан «О статусе «Назарбаев Университет», «Назарбаев интеллектуальные школы», «Назарбаев фонд», законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан в области документооборота и делопроизводства.

Профессиональные навыки и компетенции:

1) навыки управления изменениями и проектами;

2) навыки подготовки и проведения презентаций;

3) аналитические навыки (использует информацию из нескольких источников, чтобы информировать непосредственного руководителя о тенденциях и рекомендовать изменение политики или правил);

4) умение составлять прогноз на базе имеющихся данных;

5) навыки подготовки докладов, аналитических записок;

6) организационные навыки;

7) навыки решения проблем (рутинные проблемы);

8) компетенции в разработке внутренних политик и правил (разъясняет политики и правила и дает рекомендации по их улучшению).

Требования к знаниям языков:

Свободное владение казахским, русским и английским языками.

Recruitment and selection process
Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.
They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.
You are encouraged to share your views and values  to identify how they fit into  Nazarbayev University core values