Sekretär ärztliche Direktion Forensische Psychiatrie (m/w/d)

4/28/2026

The secretary will provide administrative and organizational support to the medical department heads, including managing appointments, correspondence, and meeting documentation. Additionally, the role involves coordinating patient transfers and assisting with daily operational tasks.

Working Hours

39 hours/week

Company Size

10,001+ employees

Language

German

Visa Sponsorship

About The Company

Die berufliche Vielfalt bei Vitos: Vitos ist der größte Anbieter für die Behandlung von psychisch erkrankten Menschen in Hessen. Das Unternehmen betreibt psychiatrische, psychosomatische und forensisch-psychiatrische Kliniken sowie Einrichtungen der psychiatrischen Rehabilitation. Die begleitenden psychiatrischen Dienste richten sich mit ihrem Angebot an chronisch psychisch erkrankte Menschen. Neben seiner Kernaufgabe – der Diagnostik und Behandlung psychisch erkrankter Menschen – betreibt Vitos auch eine orthopädische Fachklinik in Kassel sowie hessenweit Einrichtungen der Jugend- und Behindertenhilfe. Mehr als 12.200 Mitarbeitende erwirtschaften an 115 Standorten einen jährlichen Gesamtertrag von einer Milliarde Euro. Sie behandeln insgesamt 44.000 Patient/-innen stationär/teilstationär und erbringen 300.000 ambulante Behandlungen im Jahr. Vitos ist ein Unternehmen des Landeswohlfahrtsverbandes (LWV) Hessen. Zum Unternehmensverbund mit Zentrale in Kassel gehören 17 gemeinnützige Gesellschaften. Einige gute Gründe für Vitos kurz zusammengefasst: Beruf und Familie vereinbaren Attraktives Gehalt im öffentlichen Dienst Fort- und Weiterbildung Benefits und Leistungen Miteinander in multiprofessionellen Teams Persönliche Entwicklung Vielfalt und Offenheit Gemeinnützigkeit und Größe Innovation und Digitalisierung Hier finden Sie unser vollständiges Impressum: http://www.vitos.de/holding/header-menu/impressum.html

About the Role

Unternehmensbeschreibung

Du bist auf der Suche nach einer unbefristeten Vollzeitbeschäftigung (38,5 Stunden/Woche) im Verwaltungsbereich? Verlässliche Arbeitszeiten, eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre und die Vorzüge des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst sind Dir wichtig? In der Vitos Klinik für forensische Psychiatrie in Haina bieten wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Sekretär für die ärztliche Direktion/Abteilungsleiter (m/w/d).

In der Vitos Klinik für forensische Psychiatrie Haina behandeln wir straffällig gewordene psychisch kranke Erwachsene (§ 63 StGB). Die umfangreiche Therapie verfolgt das Ziel, die Patient/-innen auf ein möglichst straffreies Leben in der Gesellschaft vorzubereiten.

Stellenbeschreibung

Du unterstützt die ärztlichen Abteilungsleiter eigenverantwortlich in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Dazu gehören klassische Sekretariatsaufgaben ebenso wie die Koordination von (Gerichts-)Terminen, die Bearbeitung der Post, die Führung von Telefongesprächen sowie die Vor- und Nachbereitung interner Besprechungen und Konferenzen inklusive Protokollführung sowie Scannen von Akten.
Du unterstützt das Team im Tagesgeschäft zuverlässig und serviceorientiert.
Du organisierst das Verlegungsmanagement eigenständig und unterstützt aktiv bei der Planung und Koordination von Verlegungen.

Qualifikationen

Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich.
Du hast gute EDV-Kenntnisse und bist sicher im Umgang mit MS-Office. Erfahrung mit Datenbanken sind von Vorteil.
Du bist ein Organisationstalent und zeichnest Dich durch Leistungsbereitschaft und Flexibilität aus.
Neben Deiner sorgfältigen, strukturierten sowie zuverlässigen Arbeitsweise gehört Deine souveräne Kommunikation und Dein stets freundliches Auftreten zu Deinen Stärken.
Du hast Freude an der teamorientierten Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Professionen.

Zusätzliche Informationen

Angebot:

Du wirst nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst vergütet und erhältst zusätzlich eine betriebliche Altersvorsorge über die Zusatzversorgungskasse, exklusiv für den öffentlichen Dienst.
Um Deinen Start bei uns zu erleichtern, arbeiten erfahrene Kolleg/-innen Dich in einem wertschätzenden Arbeitsumfeld strukturiert ein.
Wir fördern Deine berufliche und persönliche Entwicklung durch großzügige Fort- und Weiterbildungsangebote.
Wir bieten Dir zahlreiche Unterstützungsmöglichkeiten, um Beruf und Privatleben gut zu vereinbaren. Dazu zählen individuell angepasste Arbeitszeitmodelle und familienbedingte Auszeiten.

Interessiert? Wir freuen uns auf Deine Bewerbung! Fragen beantwortet Dir unser ärztlicher Direktor der Vitos Klinik für forensische Psychiatrie Haina Dr. Sven Krimmer: [email protected], Tel. 06456 - 91 - 500.

Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ansprechpartner: Dr. Sven Krimmer

Arbeitszeit: Vollzeit

Key Skills

Administrative supportOffice managementSchedulingCorrespondence managementMeeting coordinationMinutes takingFile managementMS OfficeDatabase managementCommunicationOrganizational skillsTeamwork